Effektive Besprechungen im virtuellen Team - Inhalte und Team Spirit
Für die inhaltliche Arbeit in den Besprechungen gilt hier mehr denn je, Struktur herzustellen und eine Agenda im Voraus zu planen und zu verschicken. So ist jeder Gesprächsteilnehmer besser vorbereitet und kann etwaige Arbeitsunterlagen im Vorhinein erstellen. Führen Sie durch die Videokonferenz anhand der Agenda, genau, wie sie es sonst auch gemacht haben. Hier gilt, Normalität herzustellen.
Auch ein kurzer Lagebericht zur aktuellen Situation der Firma kann sinnvoll sein, um Sicherheit und Vertrauen herzustellen. Berichten Sie oder lassen Sie berichten.
Gesprächsatmosphäre
Bei Team Meetings, selbst wenn sie online stattfinden, sollten Sie zunächst eine freundliche und sympathische Gesprächsatmosphäre herstellen. Dabei gilt es, jeden einzelnen auch persönlich abzuholen. So können Sie auch damit im online Meeting beginnen. Wie geht es jedem einzelnen mit der neuen Situation im Homeoffice? wie kommt er oder sie mit der Situation klar? Die Situation ist eben für die meisten Kollegen neu, und sonst würde man das ja auch an der Kaffeemaschine besprechen. Das ist ein wichtiger Teil, um auch emotional alle Mitglieder in Team abzuholen und ins Team einzubinden. Der Erfahrungsaustausch hilft auf der emotionalen Seite, und, um auch Tipps für die Arbeit zu Hause auszutauschen.
Aktuelle Projekte
Wie steht es bei den aktuellen Projekten? Welche Aufgaben sind erledigt, welche Themen sind zu organisieren?? Jeder geht reihum und gibt eine Aktualisierung der laufenden Aktivitäten und Planungen.
Fortschritte aus dem letzten Meeting
Welche Fortschritte wurden seit dem letzten Meeting erzielt? Was ist erledigt? Was ist gut gelaufen, und wo benötigt der Teilnehmer ggf. Hilfe oder eine Anpassung der Aufgaben?
Sonstige aktuelle Themen
Was liegt in dieser Woche an, welche Entscheidungen sind zu treffen? Welchen neuen Themen sollten geklärt werden? Hier kann jeder Teilnehmer beitragen, auch, um die Leistung anderer zu loben oder zu kommentieren. Hier ist Raum, um Ideen zu präsentieren oder Fragen zu stellen.
Abschluss
Folgen Sie so gut wie möglich der Agenda. Zum Schluss eine kurze Feedback Runde von jedem und ein Resümee der Aufgaben bis zum nächsten Meeting schließen ihre erfolgreiche Videokonferenz ab.